Wenn ein Treuhänder als Geschäftsführer einer GmbH oder UG auftritt, übernimmt er nicht nur eine formale Position, sondern auch umfassende rechtliche Verpflichtungen. Viele Unternehmer, die auf professionelle Treuhanddienstleistungen zurückgreifen, unterschätzen dabei häufig den Umfang der Pflichten, die ein Treuhänder-Geschäftsführer erfüllen muss. In diesem Artikel beleuchten wir detailliert die wichtigsten Verantwortlichkeiten und rechtlichen Anforderungen.
Ein Treuhänder, der als Geschäftsführer bestellt wird, unterliegt denselben gesetzlichen Pflichten wie jeder andere Geschäftsführer einer Kapitalgesellschaft. Das bedeutet, dass er nicht nur als "Strohmann" fungiert, sondern echte Verantwortung trägt.
Die fundamentalste Verpflichtung ist die Sorgfaltspflicht gemäß § 43 GmbHG. Der Treuhänder muss die Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmannes anwenden und im besten Interesse der Gesellschaft handeln. Dazu gehört:
Zu den zentralen Treuhänder Pflichten gehört die ordnungsgemäße Buchführung nach den Vorschriften des HGB. Der Treuhänder-Geschäftsführer ist verantwortlich für:
Diese Pflichten bestehen unabhängig davon, ob die operative Geschäftsführung tatsächlich vom Treuhänder oder vom wirtschaftlich Berechtigten ausgeübt wird.
Eine der heikelsten Pflichten des Treuhänder-Geschäftsführers ist die Insolvenzantragspflicht. Bei Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung der Gesellschaft muss er unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb von drei Wochen, einen Insolvenzantrag stellen. Die Verletzung dieser Pflicht kann schwerwiegende persönliche Konsequenzen haben:
Professionelle Treuhänder achten daher besonders darauf, die wirtschaftliche Situation der von ihnen betreuten Gesellschaften kontinuierlich zu überwachen.
Seit Inkrafttreten des Transparenzregister- und Finanzinformationsgesetzes müssen Treuhänder-Geschäftsführer sicherstellen, dass die wirtschaftlich Berechtigten der Gesellschaft ordnungsgemäß gemeldet werden. Dies umfasst:
Verstöße gegen diese Meldepflichten können mit empfindlichen Bußgeldern bis zu 150.000 Euro geahndet werden.
Der Treuhänder-Geschäftsführer trägt auch umfassende steuerliche Verantwortung. Er muss sicherstellen, dass:
Bei Verstößen gegen diese Pflichten haftet der Geschäftsführer persönlich – auch wenn er als Treuhänder tätig ist. Die Finanzbehörden können ihn direkt in Regress nehmen, wenn die Gesellschaft ihre Steuerschulden nicht begleicht.
Verletzt der Treuhänder seine Pflichten, haftet er der Gesellschaft gegenüber für den entstandenen Schaden. Dies kann eintreten bei:
In bestimmten Fällen haftet der Treuhänder-Geschäftsführer auch direkt gegenüber Dritten, insbesondere:
Aus diesem Grund sind die Kosten für professionelle Treuhänder auch gerechtfertigt – sie spiegeln das erhebliche Haftungsrisiko wider, das diese übernehmen.
Treuhänder-Geschäftsführer müssen die Vorschriften des Geldwäschegesetzes beachten. Dazu gehört insbesondere:
Als Geschäftsführer ist der Treuhänder auch für die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorschriften verantwortlich. Er muss sicherstellen, dass personenbezogene Daten im Unternehmen DSGVO-konform verarbeitet werden.
Auch wenn bestimmte operative Aufgaben delegiert werden können, bleibt die Gesamtverantwortung beim Treuhänder-Geschäftsführer. Er trägt eine Organisationspflicht und muss:
Die vollständige Übertragung der Geschäftsführung auf den wirtschaftlich Berechtigten entbindet den Treuhänder nicht von seiner rechtlichen Verantwortung. In der Praxis arbeiten seriöse Treuhänder daher eng mit ihren Mandanten zusammen und lassen sich regelmäßig über alle wesentlichen Geschäftsvorfälle informieren.
Um die umfangreichen Pflichten erfüllen zu können, sollte der Treuhandvertrag folgende Punkte regeln:
Professionelle Treuhänder bestehen üblicherweise auf solchen vertraglichen Absicherungen, bevor sie ein Mandat übernehmen. Dies schützt beide Seiten und schafft Klarheit über die jeweiligen Verantwortlichkeiten.
Die Pflichten eines Treuhänder-Geschäftsführers sind umfassend und gehen weit über eine rein formale Funktion hinaus. Von der Buchführung über steuerliche Pflichten bis hin zur Insolvenzantragspflicht trägt der Treuhänder echte rechtliche Verantwortung und erhebliche Haftungsrisiken. Unternehmer, die auf Treuhänderlösungen setzen, sollten daher nur mit erfahrenen und professionellen Anbietern zusammenarbeiten, die diese Pflichten kennen und gewissenhaft erfüllen. Gleichzeitig müssen auch die wirtschaftlich Berechtigten ihre Mitwirkungspflichten ernst nehmen und den Treuhänder mit allen notwendigen Informationen versorgen – nur so kann eine rechtssichere Konstruktion gewährleistet werden.